Penyebab Gangguan Pesan Dan Konteksnya Dalam Organisasi

Penyebab Gangguan Pesan dan Konteksnya dalam Organisasi - Komunikasi yaitu aktifitas sehari hari yang terjadi dalam kehidupan manusia. Gangguan pesan yang terjadi dalam proses komunikasi terkadang sulit dihindari. Berbagai jenis interfensi sanggup mengganggu sampainya pesan dengan benar dan tidak berubah artinya kepada peserta pesan.

Selain dari itu jenis pesan pun sanggup menghipnotis terjadinya gangguan pesan. Pesan sehari hari yang sudah biasa dikomunikasikan biasanya jarang mengalami gangguan, namun pesan yang lebih rumit dan kompleks selalunya lebih gampang untuk terjadi gangguan dalam penyampaiannya.

Ketepatan pesan dalam komunikasi memperlihatkan kepada kemampuan orang untuk mereproduksi atau membuat suatu pesan dengan tepat. Dalam komunikasi, istilah ketepatan dipakai untuk menguraikan tingkat persesuaian di antara pesan yang diciptakan oleh pengirim dan reproduksi peserta mengenai pesan tersebut. Atau dengan kata lain tingkat penyesuaian arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim dengan arti yang diinterpretasi oleh si penerima.

image source: www(dot)biusante(dot)parisdescartes(dot)fr

Baca juga: Prinsip dan Model Komunikasi

Hasil penelitian menunjukkkan bahwa info dan arti pesan berubah dari apa yang dimaksudkan, ketika pesan itu melewati individu-individu dalam jaringan komunikasi. Proses komunikasi ke bawah, ke atas, horizontal dan aneka macam arah ada yang terjadi dengan cara yang simultan, secara seri atau berantai. Pesan yang didistribusikan dengan cara yang simultan gampang terkena perubahan dan distorsi bila dibandingkan dengan komunikasi interpersonal.

Karakteristik Gangguan Pesan

Pesan yang disampaikan dari seseorang kepada orang lain, kemudian disampaikan lagi kepada orang lain, biasanya akan mengalami gangguan dalam proses komunikasi. Adapun karakteristik dari pesan yang mengalami gangguan itu antara lain:

Leveling: pesan yang disampaikan dari orang ke orang, cenderung menjadi lebih pendek, sederhana, kurang rinci, dan lebih disingkat. Semakin banyak info akan hilang dari pesan asli. Tidak ada jaminan bahwa info yang disimpan yaitu penting atau info yang hilang mungkin penting untuk pemahamannya. Menyamaratakan mungkin yaitu hasil utama dari pesan ketika disampaikan dari orang ke orang.
Sharpening: Beberapa rincian pesan menjadi disorot dan terfokus. Kadangkala dalam proses komunikasi individu hanya memberikan atau terfokus pada sebagain pesan yang mungkin akan berbeda denagn pesan aslinya.
Perubahan: Inti pesan sanggup berubah dalam hal isi dan aksentuasi dari apa yang ada di pesan asli.
Penambahan: Rincian sanggup ditambahkan untuk memperindah, mengisi kesenjangan, dan membuat pesan lebih masuk akal.
Asimilasi: Rincian (dan adakala urutan di mana mereka muncul) yang terdistorsi semoga sesuai dengan pengalaman peserta terakhir, impian set, sikap, persepsi, dan pesan sebelumnya yang telah dikirim dan diterima.
Hilangnya Pesan yang di tengah: Awal dan selesai dari pesan cenderung diingat lebih baik dari pecahan tengah pesan.
Kehilangan Kualifikasi: Laporan yang memenuhi syarat sebelumnya cenderung menjadi pernyataan lebih dan lebih pasti.
Evaluasi: Orang-orang cenderung untuk mengevaluasi pesan dan mengkategorikan konten yang baik atau buruk, suka atau tidak suka, dan mereka kemudian menempatkan label evaluatif ke dalam pesan.
Pengelompokan: barang yang sejenis dalam pesan (dan di luar pesan) yang disatukan dan stereotip sanggup terjadi.
Kesesuaian: Isi dan bahasa dan gaya pesan sering diubah semoga sesuai norma-norma sosial.
Menyenangkan Penerima: Pesan sering dimodifikasi untuk membuat mereka lebih sanggup diterima penerima.

Jenis-jenis Gangguan Pesan

Berdasarkan model komunikasi, ada beberapa element penting dalam komunikasi yaitu sender. receiver, message, channel, feedback dan media. Gangguan pesan sanggup terjadi pada setiap element komunikasi ini. Berikut ini jenis gangguan pesan yang mungkin terjadi dalam proses komunikasi:

1. Pengirim dan penerima:

Semakin bermacam-macam tujuan mereka atau lebih antagonis mereka dalam korelasi mereka, semakin besar kemungkinan bahwa distorsi dan kesalahan dalam komunikasi akan terjadi

2. Transmitter:

Pilihan pemancar sanggup menghipnotis hasil
Beberapa pesan mungkin lebih baik disampaikan secara verbal atau tertulis.
Penglihatan yang buruk, indera pendengaran rusak, dll mengurangi kemampuan peserta untuk mendapatkan pesan secara akurat

3. Pesan:

Bentuk simbolik dimana info dikomunikasikan
Semakin kita memakai komunikasi simbolik, semakin besar kemungkinan simbol untuk memebrikan arti yang tidak akurat.

4. Pengkodean

Proses dimana pesan dimasukkan ke dalam bentuk simbolik
Pengirim cenderung untuk mengkodekan pesan dalam bentuk yang peserta mungkin tidak suka

5. Channel:

Para susukan dimana pesan yang dibawa dari satu pihak kepada pihak lain
Pesan tunduk pada distorsi dari susukan kebisingan atau aneka macam bentuk gangguan

6. Decoding

Proses menerjemahkan pesan dari bentuk simbolik mereka ke dalam bentuk yang masuk akal. Ketika orang berbicara bahasa yang berbeda, decoding melibatkan derajat lebih tinggi dari kesalahan Arti Fakta, ide, perasaan, reaksi, atau pikiran yang ada dalam individu dan bertindak sebagai filter untuk menafsirkan pesan didekode oleh lantaran itu filter sanggup mengakibatkan distorsi

7. Tanggapan

Proses di mana peserta bereaksi terhadap pesan pengirim
Tidak adanya balasan sanggup berkontribusi untuk distorsi yang signifikan
Umpan balik sanggup mendistorsi komunikasi.

Penyebab Gangguan Pesan

Gangguan pesan sanggup disebabkan oleh individu ataupun kontesk dari komunikasi itu sendi. Bagian ini akan menjelaskan fakto factor yang mengakibatkan terjadinya gangguan pesan oleh individu dan juga gangguan pesan yang sanggup terjadi dikarenakan factor organisasi. Adapun gangguan pesan yang disebabkan oleh factor individu antara lain:

1. Anggota Organisasi Mengamati Sesuatu Secara Seleksi

Secara fisiologis, indera insan mempunyai keterbatasan dalam penggunaannya. Terkadang, pemusatan perhatian terhadap stimulus hanya bisa dilakukan oleh satu indra tertentu sehingga ketidakmampuan insan untuk melaksanakan multi-tasking atau pemusatan dua atau lebih indra di ketika yang bersamaan bisa menimbulkan distorsi pesan yang fatal. Misalnya, kalau seorang anggota organisasi sedang memikirkan secara keras kondisi keluarganya, akan sangat mungkin ia mengacuhkan info sekilas dari rekan kerjanya yang memintanya untuk menemui pimpinan perusahaan.

Karena adanya kecenderungan insan untuk memusatkan perhatian dengan menyeleksi pesan-pesan yang tertangkap oleh indranya, menjadikan pesan yang tak terpilih harus terbuang dan tak berhasil terinterpretasikan oleh penerima.

2. Orang Melihat Sesuatu Konsisten Dengan Apa Yang Mereka Percayai

Manusia cenderung menentukan pesan yang ingin ia interpretasikan konsisten dengan apa yang ia percayai. Maksudnya, kecenderungan untuk menyandikan pesan sudah diatur di alam bawah sadar seseorang sehingga terkadang pesan yang tak sesuai dengan kepercayaan yang ia bawa akan tersisih.

3. Arti Suatu Pesan Terjadi Pada Level Isi dan Hubungan

Isi pesan yaitu hal-hal substansial yang tekandung di dalam sebuah pesan, baik itu ide, gagasan, pendapat, dan hal-hal lain yang bersifat informatif, sedangakan korelasi merujuk pada contoh bagaimana penyampaian pesan tersebut berlangsung, utamanya emosi yang menyertai dalam proses pengiriman pesan. Misalnya sanggup ditemukan pada bentuk ekspresi, baik itu tersenyum, berduka, ceria dan hal-hal relasional lainnya. Ketika hal ini tidak terpenuhi dalam proses komunikasi, baik dikarenakan adanya ketidaksinambungan isi pesan dengan korelasi atau misinterpretasi komunikan terhadap bentuk atau contoh kedua hal tersebut, mengakibatkan acapkali distorsi pesan gampang terjadi.

4. Distorsi Pesan Diperkuat Oleh Tidak Adanya Kesinambungan Antara Bahasa Verbal Dan Nonverbal

Seperti yang pernah dibahas dalam dasar-dasar ilmu komunikasi, pesan verbal dan nonverbal mempunyai sinergitas yang erat pada proses komunikasi. Konsistensi kedua bentuk pesan tersebut dalam rangka menyempurnakan isi pesan sering menemui kegagalan. Ketidaksinambungan antara isi pesan verbal dengan tampilan pesan nonverbal membuat distorsi dalam interpretasi

5. Pesan yang mewaspadai sering mengarah pada gangguan

6. Kecenderungan Memori ke Arah Penejaman dan Penyamarataan Detail

Secara psikologis dan neurologis, insan mempunyai dua kecenderungan ekstrim dalam menginterpretasi sebuah pesan. Pada satu kecenderungan, insan tertentu lebih sering menggeneralisasikan info yang ia sanggup dan buru-buru menyimpulkan tanpa verifikasi detail pesan itu lebih rinci lagi, namun pada sisi lain, ada juga tipe interpretasi insan yang cenderung menspesifikasi stimulus pesan yang ia terima lebih rinci sehingga detail pesan yang bahwasanya sanggup diterima dan makna pesan yang dikirim oleh komunikator sanggup menemukan kesepahaman dengan komunikan.

7. Motivasi

Motivasi seorang komunikan dalam menginterpretasi sebuah pesan juga mempunyai imbas tersendiri terhadap pemunculan distorsi atau gangguan pesan dalam sebuah organisasi. Ada tiga pecahan motivasi pelopor distorsi pesan berdasarkan Muhammad Arni dalam bukunya “Komunikasi Organisasi”, yaitu;

Sikap terhadap pesan Sikap negatif prematur seseorang terhadap isi sebuah pesan, setelahnya bisa memengaruhi interpretasi isi pesan secara keseluruhan. Artinya, impresi yang jelek yang isi pesan berikan sanggup menjadi penentu gangguan yang muncul dalam penyandian makna pesan.
Keinginan atau minat. Keinginan atau minat seseorang terhadap unsur-unsur komunikasi, baik itu pada kualifikasi subjektif komunikator atau nilai subjektif komunikan terhadap isi pesan sanggup memengaruhi tingkat keseragaman makna antara komunikan dengan komunikator terhadap isi pesan.

Keinginan komunikator untuk memodifikasi pesan yang ingin dikirimkan. Jika kedua faktor sebelumnya berbicara dari sisi komunikan, maka aspek ketiga ini menyasar faktor internal komunikator. Komunikator terkadang melihat kesesuaian antara konteks pesan dengan khalayak yang ia ingin paparkan pada pesan tersebut. Komplektisitas sebuah pesan sanggup mengalami modifikasi “habis-habisan” ke arah bentuk pesan yang lebih sederhana dan sanggup dimengerti oleh komunikan. Namun niat baik ini terkadang menemui ketidakkonsistenan makna atau arti bahwasanya yang pesan miliki justru sesudah mengalami perubahan demi penyesuaian terhadap komunikan.

Gangguan Pesan dalam Konteks Organisasi

1. Kedudukan atau Posisi dalam Organisasi.

Struktur fungsional dalam organisasi yang menempatkan seseorang atau sekelompok individu ke dalam divisi-divisi atau bagian-bagian fungsi menjadikan seleksi kepentingan pesan berdasarkan pembagian peranan. Misalnya dalam sebuah organisasi, info mengenai divisi manajemen akan diabaikan oleh pecahan keuangan lantaran perbedaan peranan di antara kedua fungsi organisasi tersebut. Dan sebaliknya, hal tersebut berlaku terhadap fungsi-fungsi organisasi yang didivergensikan.

2. Hierarki dalam Organisasi

Struktur hierarki yang membedakan tingkatan posisi anggota satu sama lain secara vertikal, juga sanggup meningkatkan perubahan makna pesan atau distorsi jikz ditransmisikan antara satu individu yang mempunyai posisi hirarki yang lebih tinggi ke anggota lain yang terletak di struktur yang lebih rendah. Anggota yang lebih rendah secara struktural akan coba lebih berhati-hati dalam memberikan pesan ke atasannya, sehingga pesan akan mengalami banyak modifikasi semoga sanggup diterima menyerupai yang diinginkan bukan menyerupai yang seharusnya.

3. Keterbatasan Berkomunikasi

Peraturan organisasi yang membatasi ruang lingkup berkomunikasi antar anggota dalam koordinasi acara dan keputusan demi mencapai keseragaman membuat organisasi melimpahkan pembuatan kebijakan, baik dalam koordinasi acara maupun keputusan-keputusan mendasar, dengan cara sentralisasi, dalam artian perakitan kebijakan dibebankan pada sekelompok orang yang terkumpul dalam struktur fungsional khusus.

Namun, hal ini lagi-lagi rawan memunculkan distorsi pesan akhir melimpahnya arus komunikasi yang mesti diolah oleh divisi tersebut, sehingga demi melaksanakan penyesuaian untuk menghindari pesan bila terlalu banyak dan untuk menjaga tidak terputusnya urutan dalam proses informasi, individu dalam divisi tersebut bisa saja melakuakn beberapa hal berikut:

Mengabaikan beberapa pesan
Menunda respon bagi pesan yang penting
Menjawab atau berespons hanya terhadap pecahan dari beberapa pesan
Menggunakan waktu yang sedikit untuk tiap-tiap pesan
Memblok pesan sebelum masuk system
Mengurangi standar untuk membiarkan beberapa kesalahan dalam respon terhadap pesan
Mengurani beban respons terhadap beberapa pesan.

4. Hubungan yang Tidak Personal

Organisasi formal umumnya membuat kondisi korelasi yang juga formal non-personal. Relasi lebih ditekankan ke kepentingan formal organisasi alih-alih menjalin kedekatan yang menyasar sisi emosional. Hal tersebut menjadikan konteks komunikasi bersifat pragmatis dengan penyampaian pesan secara to the point tanpa adanya pertimbangan reaksi yang mungkin ditimbulkan kalau pesan dikirimkan. Ketertutupan terhadap aspek afeksi ini bisa membuat rasa putus asa lantaran imbas pengekangan dan tuntutan kesiapsediaan dalam menghadapi kondisi “tanpa emosi” dalam sebuah organisasi.

5. Sistem Aturan dan Kebijaksanaan

Hampir sama dengan faktor sebelumnya, distorsi akhir sistem hukum dan kebijaksanaan yang berlaku dalam organisasi kebanyakan disebabkan oleh keformalan yang keterlaluan, sifat ‘tradisional’ yang keras dipertahankan, hukum kaku yang mengikat besar lengan berkuasa dan sifat-sifat kebijaksanaan yang terkesan frigid, hambar terhadap adanya keterbukaan yang bahwasanya bisa diciptakan melalui komunikasi interpersonal yang emosional.

6. Spesialisasi Tugas

Spesialisasi mungkin akan membuat ketersisteman dan produktifitas, namun keterfokusan juga akan berdampak pada munculnya keapatisan antarindividu. Sifat bersaing dan semangat kompetisi membuat pesan atau info menjadi pecahan yang tak ketinggalan dijadikan “alat” untuk merebut mendominasi. Akibatnya pesan sering ditunda, dipendam atau bahkan diubah total, dan hal ini tentu akan membuat distorsi pesan yang parah.

7. Ketidakpedulian Pimpinan

Sikap tidak peduli dari pimpinan organisasi juga merupakan pengalaman dalam proses komunikasi. Ada empat hal yang memperlihatkan donasi terhadap perilaku tidak peduli ini, yaitu:

Pimpinan sering gagal mengirim pesan yang di butuhkan kariawan
Kebanyakan organisasi intinya tidak menginginkan komunikasi dua arah.
Kondisi menghalangi komunikasi yang efektif dan di hubungkan dengan tidak ambil pusing yang mendalam.
Keragu-raguan dan daya tahan perhatian yang sebentar merupakan kendala bagi komunikasi yang efektif.

8. Prestise

Seperti halnya hierarki dalam organisasi, tingkatan prestise seseorang individu sanggup menjadi sumber intimidasi terhadap individu lain dalam proses komunikasi. Seorang anggota organisasi yang mempunyai nilai prestisius yang lebih tinggi akan gampang membuat distorsi pesan dalam proses komunikasinya dengan anggota lain yang lebih rendah secara tingkatan level prestise.

9. Jaringan Komunikasi

Hambatan terakhir yang terdapat dalam faktor-faktor organisasi yang sanggup membuat distorsi pesan yaitu jaringan komunikasi yang dilewati pesan. Semakin banyak jaringan komunikasi yang harus dilewati oleh pesan, semakin rawan pula pesan tersebut mengalami perubahan makna substansial. Modifikasi isi pesan yang didapat seseorang untuk kemudian diretransmisikan kepada anggota lain yaitu hal yang jamak dilakukan dengan alasan untuk menyesuaikan dan sebagai cara pengkondisian komunikator terhadap komunikan. Padahal hal ini tak jarang sanggup mengubah atau malah melencengkan makna awal dari isi sebuah pesan.

Skill Untuk Mengurangi Terjadinya Gangguan Pesan

Adapun hal hal yang sanggup dilakukan untuk mengurangi gangguan pesan adalah:

1. Menetapkan Lebih Dari Satu Saluaran Komunikasi

Salah satu cara untuk menemukan gangguan dengan menginformasikan pesan itu dengan aneka macam sumber pesan,. Hal ini sanggup di lakukan dengan cara berikut:

Menggunakan sumber info yang di luar organisasi termasuk materi ayng telah dipublikasikan, sobat dari organisasi lain, langganan organisasi, sobat dari organisasi yang lain, kenalan dan desah desus.
Menciptakan bidang tanggung jawab yang tumpang tindih diantara karyawan sehinnga adanya kompetensi dlam proses komunikasi.

2. Menciptakan Prosedur Untuk Mengimbangi Distorsi

Prosedur di sini diartikan sebagai perlindungan awal terhadap pesan dengan mendasarkan pengurangan distorsi melalui pengenalan faktor-faktor personal dan organisasional yang telah dibahas sebelumnya.

3. Menghilangkan Pengantara Antara Pembuat Keputusan Dengan Pemberi Informasi

Konsep diferensiasi atau perbedaan yang sejajar bisa diterapkan untuk mengurangi perubahan makna pesan. Sistem pengontrolan yang luas membuat bawahan lebih mempunyai wewenang otonom untuk menjadi pengawas bagi dirinya sendiri. Kedataran struktur ini nantinya akan mengurangi distorsi pesan akhir komunikasi vertikal lantaran jaringan yang harus dilalui oleh pesan menjadi lebih sedikit.

4. Mengembangkan Pembuktian Gangguan Pesan

Cara terakhir dalam mengurangi distorsi pesan yaitu dengan membuat sistem pesan yang dihentikan atau tidak dimungkinkan untuk diubah artinya selama dalam proses pengiriman. Walau pun cara ini tidak selalu berhasil namun dengan kehati-hatian yang lebih tinggi pada aspek pemilihan pesan, pengkualifikasian isi pesan, penukaran aksentuasi kalimat dalam pesan, penghilangan istilah yang mungkin bersifat ambigu, dan pertimbangan terhadap faktor persepsi peserta pesan, diperlukan bisa mengurangi distorsi yang mungkin menjangkiti pesan dalam organisisasi.

Kesimpulan

Gangguan pesan dalam komunikasi kadang sulit dihindari. Namun aneka macam cara sanggup dilakukan untuk menghindari terjadinya gangguan pesan menyerupai menghindari memakai istilah yang rumit dihami, membatasi jumlah pesan, memakai aneka macam media dan juga memahami karakteritik peserta pesan. Selain dari itu memastikan adanya feedback dan feedbank termonitor dengan baik. Gangguan pesan sanggup terjadi karenakan fakto individu maupun factor kontek komunikasi sperti dalam organisasi.

Sekian artikel perihal Penyebab Gangguan Pesan dan Konteksnya dalam Organisasi. Semoga bermanfaat.