Pengaruh Dan Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

Pengaruh dan Fungsi Komunikasi dalam Organisasi - Komunikasi dalam organisasi memegang peranan penting dalam mencapai tujuan organisasi.

image source: effectivecommunicationadvice(dot)com

Baca juga: Komunikasi dan Klasifikasi Kelompok

Komunikasi Organisasi

Komunikasi menjadi salah satu kebutuhan dasar individu dalam berinteraksi di dalam kelompoknya. Tujuan komunikasi bukan hanya informatif atau sebagai cara penyampaian pesan tapi juga menjadi salah satu bentuk dalam menjalin hubungan, baik individual, dalam kelompok ataupun organisasi.

Dalam konteks organisasi, komunikasi efektif akan menentukan tersampaikannya tujuan (visi-misi) organisasi kepada para anggotanya. Organisasi dalam hal ini yakni bagian-bagian yang saling bergantung. Dengan kata lain organinsasi merupakan struktur yang melangsungkan proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dimana operasi dan interaksi di antara penggalan yang satu dengan yang lainnya dan insan satu dengan insan lainnya berjalan harmonis, dinamis, dan pasti.

Kemapanan struktur organisasi yang melangsungkan prosesnya secara sistem tersebut akan sanggup mencapai tujuan secara efektif, yaitu input yang diproses akan menghasilkan output yang diharapkan sesuai dengan biaya, personel, dan waktu yang direncanakan.

Komunikasi organisasi sanggup didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan penggalan suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam kekerabatan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasi antarpribadi dan komunikasi kelompok. Pembahasan komunikasi organisasi antara lain menyangkut struktur dan fungsi organisasi, kekerabatan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain mencakup arus komunikasi vertikal dan horisontal.

Bila sasaran komunikasi sanggup diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.

Keterkaitan antara komunikasi dan organisasi terletak pada fokus individu-individu yang terlibat dalam organisasi serta perjuangan untuk mencapai tujuan organisasi. Hal yang dipertanyakan oleh ilmu komunikasi adalah:

Metode dan teknik yang digunakan
Bagaimana prosesnya
Faktor apa saja yang menjadi penghambat

Pengaruh Komunikasi terhadap Organisasi

Komunikasi organisasi dilihat sebagai sebagai derajat atau tingkat isu perihal pekerjaan yang dikirimkan organisasi untuk anggota dan diantara anggota organisasi (Price, 1997). Tujuan komunikasi dalam organisasi yakni untuk membentuk saling pengertian (mutual understanding) sehingga terjadi kesetaraan kerangka rujukan (frame of references) dan kesamaan pengalaman (field of experience) diantara anggota organisasi. Komunikasi organisasi harus dilihat dari aneka macam sisi yaitu pertama komunikasi antara atasan kepada bawahan, kedua antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain, ketiga yakni antara karyawan kepada atasan.

Hubungan komunikasi antara atasan dan bawahan juga tidak bisa dilepaskan dari budaya paternalistik yaitu atasan jarang sekali atau tidak pernah memperlihatkan kepada bawahannya untuk bertindak sendiri, untuk mengambil inisiatif dan mengambil keputusan. Hal ini disebabkan lantaran komunikasi yang dilakukan oleh atasan kepada bawahan bersifat formal dimana adanya struktur organisasi yang jauh antara atasan dengan bawahan. Sehingga konsekuensi dari sikap ini bahwa para bawahannya tidak dimanfaatkan sebagai sumber informasi, ide, dan saran.

Komunikasi memelihara motivasi dengan memperlihatkan klarifikasi kepada para karyawan perihal apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka mengerjakannya dan apa yang sanggup dilakukan untuk meningkatkan kinerja jikalau sedang berada di bawah standar (Robbins, 2002).

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Fungsi komunikasi dalam organisasi mencakup beberapa hal berikut (Sendjaja, 1994):

Fungsi Informatif

Organisasi sanggup dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap sanggup memperoleh isu yang lebih banyak, lebih baik dan sempurna waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi sanggup melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran administrasi membutuhkan isu untuk menciptakan suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan isu untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga isu perihal jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

Fungsi Regulatif

Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang besar lengan berkuasa terhadap fungsi regulatif, yaitu: Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang mempunyai kewenangan untuk mengendalikan semua isu yang disampaikan. Juga memberi perintah atau isyarat supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif intinya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan perihal pekerjaan yang boleh dan dilarang untuk dilaksanakan.

Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan akses yang memungkinkan karyawan sanggup melaksanakan kiprah dan pekerjaan dengan baik. Ada dua akses komunikasi yang sanggup mewujudkan hal tersebut, yaitu: Saluran komunikasi formal menyerupai penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. Saluran komunikasi informal menyerupai perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan kegiatan ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Proses Komunikasi dalam Organisasi

Proses komunikasi dalam organisasi mencakup komunikasi internal dan proses komunikasi eksternal, yaitu:

Komunikasi Internal

Merupakan pertukaran gagasan di antara para eksekutif dan karyawan dalam suatu perusahaan dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen).

Empat Dimensi Komunikasi dalam organisasi, yaitu:

Downward communication. Komunikasi yang berlangsung dikala orang-orang yang berada pada tataran administrasi mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: Pemberian atau penyimpanan isyarat kerja (job instruction). Penjelasan dari pimpinan perihal mengapa suatu kiprah perlu untuk dilaksanakan (job retionnale). Penyampaian isu mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices). Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Upward communication. Komunikasi yang terjadi dikala bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: Penyampaian informai perihal pekerjaan pekerjaan ataupun kiprah yang sudah dilaksanakan. Penyampaian isu perihal persoalan-persoalan pekerjaan ataupun kiprah yang tidak sanggup diselesaikan oleh bawahan. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan. Penyampaian keluhan dari bawahan perihal dirinya sendiri maupun pekerjaannya. Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh isu dari bawah.

4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:

Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada kasus yang dialami pegawai
Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
Perasaan bahwa atasan tidak sanggup dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai

Horizontal communication. Komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun penggalan yang mempunyai kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: (a) Memperbaiki koordinasi tugas, (a) Upaya pemecahan masalah, (c) Saling membuatkan informasi, (d) Upaya pemecahan konflik, (e) Membina kekerabatan melalui kegiatan bersama.

Interline communication. Tindak komunikasi untuk membuatkan isu melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini lantaran biasanya tanggung jawab mereka berafiliasi dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan seorang hebat staf dan orang-orang lainnya yang perlu berafiliasi dalam rantai-rantai perintah lain, diharapkan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.

Komunikasi Eksternal

Adalah komunikasi antara pimpinan organisasi (perusahaan) dengan khalayak audience di luar organisasi. Contoh dari komunikasi eksternal, yaitu : Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif. Contohnya yakni Majalah, Press release/media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll.

Gaya Komunikasi

Gaya komunikasi atau communication style akan memperlihatkan pengetahuan kepada kita perihal bagaimana sikap orang-orang dalam suatu organisasi dikala mereka melaksanakan tindakan membuatkan isu dan gagasan. Sementara pada imbas kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran administrasi sewaktu mereka mencoba mensugesti kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan kiprah dalam organisasi, bagaimana kita menentukan orang yang sempurna untuk diajak bekerjasama dan bagaimana kita menentukan akses yang efektif untuk melaksanakan kiprah tersebut.

Gaya komunikasi didefinisikan sebagai berikut seperangkat sikap antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu. Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan sikap komunikasi yang digunakan untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan impian dari akseptor (receiver).

Pada dasarnya sebagai komunikator, seorang pemimpin organisasi, manajer atau eksekutif sanggup menentukan salah satu dari metode dan teknik komunikasi yang diubahsuaikan dengan situasi pada waktu komunikasi dilaksanakan.

The Controlling Style

Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.

Pihak-pihak yang menggunakan controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk membuatkan pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jikalau umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan semoga dibicarakan bersama namun lebih pada perjuangan menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering digunakan untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menimbulkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.

The Equalitarian Style

Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara verbal maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication).

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi sanggup mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai janji dan pengertian bersama.

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, yakni orang-orang yang mempunyai sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina kekerabatan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup kekerabatan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, lantaran gaya ini efektif dalam memelihara tenggang rasa dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan membuatkan isu (share) di antara para anggota dalam suatu organisasi.

The Structuring Style

Gaya komunikasi ini lebih memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun verbal guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan kiprah dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mensugesti orang lain dengan jalan membuatkan isu perihal tujuan organisasi, agenda kerja, hukum dan mekanisme yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien yakni orang-orang yang bisa merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memperlihatkan tanggapan atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

The Dynamic Style

Gaya komunikasi yang dinamis ini mempunyai kecenderungan agresif, lantaran pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering digunakan oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

Tujuan utama gaya komunikasi yang bernafsu ini yakni menstimulasi atau merangsang pekerja ataupun karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi kasus yang kritis tersebut.

The Relinguishing Style

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk mendapatkan saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.

Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif dikala pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua kiprah atau pekerjaan yang dibebankannya.

The Withdrawal Style

Akibat yang muncul jikalau gaya ini digunakan yakni melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang menggunakan gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, lantaran ada beberapa problem ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

Dalam deskripsi yang kongkrit yakni dikala seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam problem ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh lantaran itu, gaya ini tidak layak digunakan dalam konteks komunikasi organisasi.

Pengaruh Peran terhadap Komunikasi Organisasi

Pentingnya kekerabatan sebagai pemimpin organisasi dengan komunikasi, maka kiprahnya harus dijelaskan sehingga akan terang pengaruhnya terhadap organisasi. Peran-peran tersebut meliputi:

a. Peranan Antarpersonal

Wewenang formal dari seorang manajer secara pribadi akan menjadikan 3 peranan yang mencakup kekerabatan antarpersonal yang mendasar, sebagai berikut:

PerananTokoh. Terkait dengan kedudukannya sebagai kepala unit suatu organisasi, pemimpin melaksanakan kiprah yang bersifat seremonial.
Peranan Pemimpin. Sebagai pemimpin, ia akan bertanggung jawab atas lancar tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya.
Peranan Penghubung. Dalam peranannya sebagai penghubung, seorang pemimpin menjalin komunikasi dengan orang-orang lain di luar komunkasi vertikal yang dilakukan, baik secara formal ataupun informal.

b. Peranan Informasional

Dalam organisasinya, seorang pemimpin menjadi sentral lantaran ia menjalin kontak dengan seluruh pihak yang terkait dengan organisasinya. Peranan informasional ini meliputi:

Peranan monitor. Pemimpin memandang lingkungan sebagai sumber informasi. Ia mengajukan pertanyaan kepada rekan dan bawahannya, serta mendapatkan isu pula dari mereka yang tanpa diminta melalui kontak pribadi yang selalu dibinanya.
Peranan penyebar. Berkebalikan dengan kiprah sebagai penghubung, ia mendapatkan dan menghimpun isu untuk kembali disebarluaskan kepada bawahannya.
Peranan jurubicara. Mengkomunikasikan aneka macam hal kepada khalayak

c. Peranan Memutuskan

Berkaitan dengan pengambilan keputusan dalam organisasi. Pemimpin memegang peranan penting dalam proses pengambilan keputusan yang dilakukan.

Peranan wiraswasta. Pemimpin berusaha memajukan organisasinya dengan mengadakan pembiasaan terhadap perubahan
Peranan mengendali gangguan. Mengendalikan aneka macam gangguan dan tekanan yang diterimanya ataupun organisasi.
Peranan penentu sumber. Membuat keputusan dalam aneka macam hal, pembagian kerja, pelaksana kerja serta waktu pelaksanaannya. Dengan kewenangan dalam pembuatan keputusan tersebut ia sanggup mensinergikan segala sesuatunya
Peranan perunding. Mengkomunikasikan aneka macam hal sebagai dasar pertimbangan dalam pembuatan keputusan.

Dimensi Komunikasi dalam Organisasi

a. Dimensi Komunikasi Internal terbagi 2 yaitu:

Komunikasi Vertical. Yaitu komunikasi dari atas ke bawah (downward communication), yaitu komunikasi dari pimpinan ke anak buah, serta sebaliknya.
Komunikasi Horizontal. Komunikasi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, sesama karyawan dan sebagainya.

Untuk memperoleh kejelasan mengenai kekerabatan komunikatif yang sebaiknya antara pimpinan (komunikator) dengan staf atau bawahannya (komunikan) sanggup dipahami dengan jendela Johari Window berikut

Penjelasan Jendela Johari

b. Komunikasi internal diklasifikasikan menjadi 2 jenis sebagai berikut :

Komunikasi personal
Komunikasi kelompok

Sekian artikel perihal Pengaruh dan Fungsi Komunikasi dalam Organisasi. Semoga bermanfaat.